會議記錄工具試用驗收：三段錄音、一張評分表、三個否決門檻

揀會議記錄工具，最常見嘅做法係睇三個網站、睇兩條 demo 片、問一次價，然後簽約。三個月後發現，出嚟嘅紀錄要人手改足一個鐘，最後變返人手寫。

問題唔在工具，在驗收方式。Demo 用嘅錄音乾淨、單一講者、冇背景聲、冇人搶話；你哋真實嘅會議，通常三樣都有。

呢篇唔講邊個牌子好。呢篇講點樣用三日，驗到一個工具喺你哋嘅會議入面得唔得。整套流程只需要三段錄音、一張評分表、三個否決門檻，同一個用你自己會議量計嘅算式。

重點摘要

• 驗收要測「你哋最差嘅會議」，唔係產品 demo 最靚嘅場景。
• 三段錄音：結構化例會、自由討論、專名密集（人名、公司名、金額）。
• 五個維度、每項 0 至 3 分；總分唔係重點，否決門檻才係。
• 三個一票否決：決議正負倒轉、金額或日期錯、人名錯到認唔出邊個。
• 費用按你哋真實音頻小時計，唔係按人頭或座位計。

為咩唔可以只睇 demo

產品 demo 有三個隱含條件：場景由 vendor 揀、錄音由 vendor 剪、結果由 vendor 解釋。三者加埋，等於你睇到嘅係「可以做到」，唔係「你哋做得到」。

一個實際嘅分別：demo 入面嘅講者，咬字清楚、唔會同時講、唔會中途轉英文。你哋嘅會議，行政同事講「嗰個 PO 要今日落」、財務同事用英文答「the amount is fifty-three thousand」、老細中途插一句「等等，邊個 PO」。同一句嘢入面有三種輸入，工具點處理，demo 唔會話你聽。

【獨家觀察】我哋見過最貴嘅採購錯誤，唔係買錯工具，係用最順利嗰場會議做驗收。過咗，就以為全部會議都過得；實際出事嘅係每年兩次、但決定幾百萬嘅董事會。

第一步：揀三段錄音，每段十五分鐘

唔需要準備新錄音。由過去三個月揀三段，每段剪十五分鐘就夠。

三段之外，仲要一樣嘢：對照稿，即係人手聽一次、逐句寫落嚟嘅標準答案。冇對照稿，任何分數都係感覺。

對照稿唔需要全文。每段抽十句「有後果」嘅句子就夠：一句決議、一句金額、一句負責人、一句日期、一句否定句、一句中英夾雜、一句有人搶話、一句廣東話俗語、一句英文專名、一句「原則上同意」。十句寫落 Excel，逐句對。

呢個做法同我哋粵語 ASR 準確度實測嘅方法一致：先定句子，再評分；唔係睇完整篇覺得「好似几好」。

第二步：五個維度，每項 0 至 3 分

驗收，又叫 POC（proof of concept），係用你哋自己嘅真實資料，喺有限時間內證明一個工具做得到、定做唔到。

唔用單一分數。單一分數會掩蓋最致命嘅錯：一篇近乎全對嘅紀錄，如果錯嘅位啱啱係「通過／不通過」，整份文件都唔可以用。

總分 15 分。經驗上，總分 12 分以上、同時冇任何一項 0 分，才算「可以入流程」。總分 14 分但「決議句」0 分，係唔可以用。

第三項同第五項特別容易漏。決議句嘅難處係否定同條件：「not approved」變成「通過」、「subject to legal review」變成「已通過」，兩者都係一個副詞之差。可讀性嘅難處係廣東話書面化，我哋另有口語轉書面語嘅轉換規則專門講。

第三步：三個否決門檻

總分係用嚟比較兩個候選；否決門檻係用嚟決定「要唔要買」。否決門檻 係一啲錯到唔可以接受嘅錯誤類型，出一次就足以推翻總分。以下三條，任何一條喺你哋真實錄音出現，就唔可以當「通過」。

門檻一：決議正負倒轉

「The motion was not carried」寫成「議案獲得通過」，係最貴嘅一種錯。價錢唔在改正，在有人按錯誤紀錄行事。

門檻二：金額、日期、合約編號錯

一位數字之差，可以令付款多一個零。日期錯，可以令通知期不足。

門檻三：人名錯到認唔出邊個

串錯字可以接受；把「陳」寫成「鄭」、把兩個副總裁撈亂，就唔可以。行動項會派錯人。

擊中任何一條，唔代表永遠唔用。代表你要加一層人手覆核，而嗰層覆核係要計工時嘅。呢個數字，下一篇「會議記錄幾時算做完」有完整算法。

費用：用你哋自己嘅音頻小時計

會議記錄工具嘅收費模式有幾種：按座位、按分鐘、按音頻小時、按次。音頻小時 係指要處理嘅錄音總長度，同與會人數無關；企業最易計錯嘅就係呢一項。

以我哋嘅公開費率為例：檔案轉寫 HK$0.80／音頻小時，即時聽寫 HK$1.40／音頻小時，按秒計、只計成功（canto-gen.com/pricing，查閱 2026-10-31）。

試算：每週 10 場、每場 45 分鐘，等於每週 7.5 音頻小時，一個月約 32.5 小時，即約 HK$26。同人手打字嘅成本差距，可以睇語音轉文字 vs 請人打字。

仲有兩個上限要對你哋嘅會議長度：

如果你哋嘅會議有 90 分鐘，同步路線根本用唔到，報價就唔應該用同步單價去比。

合約同資料落地：只需問三條

採購會議入面，法務通常問幾十條。以下三條係一定要有答案嘅：

1. 錄音同逐字稿存喺邊，幾時刪，邊個有權要求刪？
2. 你哋會唔會用我哋嘅錄音去訓練或改善模型？
3. 如果發生外洩，幾多小時內通知我哋，通知內容包括乜？

三條之外嘅條款（跨境處理、查閱時限、刪除 SLA）屬於另一篇嘅範圍，我哋喺轉寫委外合約八條逐條拆過，唔重複。

試用期內一定要試嘅三件小事

呢三件事同準確度無關，但決定你哋用唔用得長久。

• 匯出格式：可唔可以出純文字、時間碼、字幕檔？如果只可以喺網頁睇，等於鎖死。
• 自訂詞庫：可唔可以自己加公司名、產品代號、同事花名？上限幾多條、每條幾多字？
• 失敗提示：上載失敗、格式唔支援、超過上限，會唔會清楚講係邊一樣？定係只轉圈？

第三項最容易被忽略，但佢決定你哋 IT 要唔要每次陪跑。

驗收之後，把門檻搬去日常

驗收嘅三個門檻，唔應該用完就丟。定稿之前，用同一套標準抽查一份：決議句、金額、人名。三個月一次就夠，唔需要每份都做。

揀工具呢一步，我哋另有本地 AI 會議記錄工具比較，講 Subanana、Oak、CantoNotes 同我哋自己嘅定位。呢篇講嘅係方法，兩篇可以一齊用：先用比較文收窄到兩三個候選，再用本文嘅流程驗。

常見問題

驗收要幾多人參與？

三個人就夠：一位記錄員（做對照稿）、一位主持人（判斷決議句對唔對）、一位 IT 或行政（測匯出同上載）。唔需要開會討論，各自做完再對分。

三段錄音夠唔夠？

夠做「篩走明顯唔得」；唔夠做「保證長期穩定」。所以驗收之後要有抽查機制，唔係一次性。三個月後用新錄音再抽一段，睇分數有冇跌。

總分幾多才算過？

12 分以上、冇任何一項 0 分，可以入流程。低過 12 分，睇下係邊一項拖低：如果係可讀性，可以靠人手改；如果係決議句或數字，改嘅成本太高。

供應商唔肯俾我哋用自己錄音試？

可以用公開樣本先做初篩，但唔可以用公開樣本做最終決定。錄音涉及個人資料，供應商要求你用手機號或工作電郵開試用帳戶係正常；要求你簽長期合約先試，就唔正常。

我哋自己 hosted 嘅工具，係唔係一定好啲？

唔一定。自己 hosted 解決嘅係「資料去邊」，唔解決「粵語準唔準」。兩件事要分開評分：語言一項用本文嘅五個維度，資料一項用上面三條問題。

資料來源

• 港嘢定價頁（ASR 費率），canto-gen.com/pricing，查閱 2026-10-31。
• 公務員事務局法定語文事務部，《政府公文寫作手冊：會議文書》（第二版），csb.gov.hk PDF，查閱 2026-10-31。
• Google Workspace 支援，「搭配使用轉錄稿與 Google Meet」，support.google.com，查閱 2026-10-31（轉錄需指定 Workspace 版本，並由管理員開啟）。
• 公司註冊處，「常見問題：會議、決議及公司紀錄」，《公司條例》（第 622 章），cr.gov.hk，查閱 2026-10-31。

本文由港嘢內容團隊編輯，資料核對日期 2026-10-31。我哋嘅會議助理現時以示範環境提供，未開放自助開通；想試用或者傾驗收流程，見聯絡我哋，想睇我哋點做，見關於港嘢。

結語

驗收嘅目的唔係搵一個「最好」嘅工具，係搵一個你哋改得切嘅工具。

三段錄音、十句對照、五個維度、三個門檻，加起嚟半日準備、半日評分。相比簽錯約之後每年花幾百個鐘補救，呢半日係最抵嘅投資。

最後一句：如果供應商唔敢用你哋自己嘅錄音試，你已經有答案。