口語錄音點變書面語會議記錄：四步轉換、五個陷阱

一場 40 分鐘嘅會，錄音轉出嚟嘅逐字稿長到冇人想由頭睇一次。

入面有「嗯」、「即係」、「不如咁啦」、「你哋跟一跟」。呢啲字直接派出去，同事睇兩行就放棄。

會議記錄要嘅唔係原話，而係整理過嘅結論。政府《政府公文寫作手冊》講得清楚：會議記錄要把會議資料、發言、報告、討論、決議記錄下來，撰寫時要客觀如實，不可任意增刪杜撰，並須經整理，以議程項目為骨幹（會議文書（第二版），查閱 2026-10-31）。

換句話講，由錄音到會議記錄，中間一定有一道工序：把講出嚟嘅粵語，變成寫得低嘅書面語。

呢篇講四步轉換、五個最易出事嘅位，同一個可以直接抄嘅流程。

重點摘要

• 口語同書面語唔係深淺之分，而係兩套習慣：代詞、量詞、否定、完成體都唔同。
• 轉換唔係逐字翻，而係四步：刪、補、換、排。
• 最危險係否定句。「唔好」漏一個「唔」，意思完全反轉。
• 逐字稿按發言次序，會議記錄按議程次序。兩套排序邏輯唔同，唔可以照搬。
• AI 可以起草，但否定、數字、主語三樣一定要人手核對。

口語同書面語，差別喺文法唔係深度

口語 係平時講出嚟嘅粵語：有語氣詞、有省略、有即場修正。 書面語 係寫落紙、隔幾日再讀都明嘅中文。

兩者最大差別，唔係用字深淺，而係「要靠幾多上下文才成立」。

講嘢嘅時候，你手指指住份文件講「呢個唔得」，對方即刻明。寫落會議記錄，「呢個」係邊份文件？「唔得」係唔批准，定係做唔到？冇上下文，一句都成立唔到。

所以轉換嘅本質，係把「當時在場先明」嘅說話，補成「唔在場都明」嘅文字。

政府公文寫作手冊亦明講，公文要避用口語、方言（總論（第三版），查閱 2026-10-31）。呢條規矩背後的道理好簡單：文件會離開會議室，去到審計、律師、新股東手上。

一張表睇清分別

最後一行最常被忽略。會議記錄可能十年後仲有人查，到時「下個禮拜二」係邊日，冇人知。

四步轉換：刪、補、換、排

第一步：刪

刪走三類字：語氣詞、口頭禪、離題發言。

「啦」、「喎」、「嘅啫」、「即係」、「其實」——全部唔入記錄。

手冊亦明講，與主題無關嘅發言可以略去，發言先後次序無須嚴格依循。呢句係幫你落刀嘅授權：會議記錄唔係法庭謄本。

但有一樣唔可以刪：反對意見。有人明確反對，就要寫低，唔可以只剩「會上一致通過」。

第二步：補

要補四類資料：主語、對象、數量、時間。

粵語最鍾意省略主語。「跟一跟」、「睇睇」、「再傾」——跟邊樣？邊個跟？幾時之前？

每個行動項，補到五個位齊：動詞、對象、負責人、期限、交付物。

例如「跟一跟個報價」，補完係「由銷售部陳先生於十一月五日前把報價單交予客戶」。

補得越實，會後越多爭議可以避免。

第三步：換

把粵語詞換成書面語，但唔好換到走樣。

英文專有名詞唔需要硬譯。預算、KPI、SLA 呢類詞，業界點講就點寫，但同一份文件要統一，唔好一時寫「預算」，一時寫「budget」。

第四步：排

把發言次序，改成議程次序。

一場會通常係跳住講：講完 A 項，有人提返上個月嘅 B 項，然後又跳去 C 項。逐字稿會忠實保留呢個跳躍。

會議記錄唔應該跟。按議程項目分節，每節寫：討論重點、分歧、決議、行動項。

呢一步係最花時間，亦最影響可讀性。排序做得好，讀者可以由頭掃到尾；做得差，同一件事會出現喺三個唔同段落。

五個最易出事嘅位

一、否定句

「唔好」、「唔使」、「唔需要」、「未必」。

粵語否定詞多，書面語選擇亦多：不、毋須、無需、不一定。揀錯一個，意思反轉。

【獨家觀察】審稿時最常見嘅錯誤唔係錯字，而係否定詞被「整理」走。原因好機械：AI 傾向把句子改短，而粵語否定詞經常出現在句尾（「⋯⋯先啦，唔好住」），刪句尾語氣時就連否定一齊刪。

核對方法：每個決議句，問一次「如果反過來講，合唔合理」。合理就代表你有機會寫錯。

二、數目同日期

「三幾十萬」、「十零個」、「月尾」、「下個禮拜」。

全部要換成具體數字或日期。約數要保留「約」字，並且標明邊個確認。

如果會上冇講實，就寫「待確認」，唔好自己填一個看起來合理嘅數。

三、主語同責任

「大家」、「有關部門」、「我哋」。

呢三個詞喺會議記錄裡面等於冇人負責。

一係寫出具體部門或職位，一係寫「由主席指派」。兩者都比「大家」好。

四、條件同例外

「如果得嘅話就做」、「睇情況」、「除非老細唔同意」。

條件句最易被簡化成命令句。原本係「情況許可才做」，寫成「會上決定執行」，日後就會有人問：點解未做？

保留條件，係保護執行者，亦係保護記錄者。

五、中英夾雜

香港會議天然中英夾雜。「個 deck 要 update 埋個 timeline」。

書面化唔等於全中文。可以保留業界通用嘅英文詞，但要處理三件事：統一寫法、第一次出現時加中文解釋、動詞唔好一半中一半英。

一個實例：一句變一行

逐字稿原文：

「咁啦，我哋下個禮拜二之前，將個 quotation 交俾陳生，好唔好？好，就咁。」

會議記錄寫法：

行動項：於十一月三日前，把報價單交予陳先生。負責人：銷售部陳小姐。

中間做咗四件事：刪走「咁啦」同「好唔好」；補回日期同負責人；把 quotation 換成報價單；把一句對話排入行動項欄。

呢個就係四步嘅實際操作。

四種寫法，揀啱先唔會過長

政府手冊把會議記錄分四種寫法。唔同會議用唔同寫法，唔係所有會都要詳記。

大部分公司只需要前兩種。揀錯寫法，等於用錯工具：例行週會用詳記式，浪費時間；董事會用簡錄式，日後審計會有麻煩。

董事會嘅具體要求另文再講，見董事會會議記錄範本。

AI 起草之後，只查三樣

AI 可以幫你由逐字稿抽出決議同行動項，省下大量抄寫時間。但有三樣一定要人手核對。

1. 否定：每句決議，反向讀一次。
2. 數字：日期、金額、數量，逐個對返逐字稿。
3. 主語：每個行動項，有冇具名負責人。

其餘嘅修辭，可以放手。呢三樣出事，就會變成法律問題。

我哋自己做會議助理，都係抱住同一個原則：工具負責起草，人負責確認。詳見會議記錄 AI 定人手記錄。

如果你想知道工具實際抽行動項嘅表現，可以睇行動項抽取測試；想由錄音開始建立流程，見廣東話錄音轉逐字稿實務。

派出去之前嘅六步流程

1. 核對逐字稿：只對人名、數字、決定句。
2. 按議程分節：把逐字稿切成同議程一致嘅段落。
3. 每節寫三行：討論重點、分歧、結論。
4. 抽行動項：動詞、對象、負責人、期限。
5. 統一用語：同一概念只用一個寫法。
6. 反向閱讀：由結尾讀返上去，檢查有冇前後矛盾。

六步裡面，第五步最容易被跳過，但佢係「專業」同「交到貨」嘅分界。

常見問題

可唔可以直接用 AI 生成會議記錄，唔人手改？

可以生成草稿，唔可以直接派。AI 最常出錯嘅三樣係否定、數字、主語，剛才講過。呢三樣同時亦係最貴嘅錯誤。

廣東話嘅語氣詞，全部都要刪嗎？

記錄要刪，引述可以留。如果某人嘅原話本身係重點（例如投訴內容），可以用引號保留，並註明「原文照錄」。其餘情況，一律刪。

中英夾雜嘅術語，要唔要全部譯成中文？

唔需要。業界通用嘅英文詞，硬譯反而更難明。原則係：同一份文件統一寫法，第一次出現加中文解釋。

會議記錄寫幾長先算適合？

睇用途，唔係睇頁數。內部週會一至兩頁；董事會決議可以更短，但每項要有表決結果；涉及紀律或法律風險嘅會議，才需要詳記。範本可以參考會議記錄範本庫。

資料來源

• 公務員事務局法定語文事務部，《政府公文寫作手冊：會議文書》（第二版，2004），csb.gov.hk PDF，查閱 2026-10-31。
• 公務員事務局法定語文事務部，《政府公文寫作手冊：總論》（第三版，2019），csb.gov.hk PDF，查閱 2026-10-31。
• 公司註冊處，「會議、決議及公司紀錄」，《公司條例》（第 622 章），cr.gov.hk，查閱 2026-10-31。

本文由港嘢內容團隊編輯，資料核對日期 2026-10-31。想睇實際範本，見會議記錄範本庫；想了解我哋點做，見關於港嘢或聯絡我哋。

結語

由錄音到會議記錄，唔係「執靚啲字」。

係把一場只有八個人聽得明嘅對話，變成一份十年後仍然企得住嘅文件。

四步之中，最難唔係換字，係排次序同補責任。前者決定讀者明唔明，後者決定件事有冇人做。

下次開完會，唔好急住叫 AI 出稿。先問一句：呢份記錄，如果三個月後交去審計，夠唔夠？