會議記錄範本庫：10 個港式會議範本，節結構同點自訂

一句答你：會議記錄範本唔係「下載咗填份表」咁簡單 —— 個範本決定咗份記錄有冇人睇得明。

搜「會議記錄範本」，跳出嚟嘅多數係一份空表格。要你人手填決策、填風險、填待跟進。填完仲要有人讀。

問題唔喺表格欄位多寡。問題喺於：你嘅會議根本唔需要嗰啲欄。

港式會議同英文會議嘅結構唔同。英文會議有 agenda、有 minutes、有 action log，三份文件各司其職。港式會議通常只有一份「會議記錄」，而且要俾老板、俾客戶、俾自己團隊都睇得明。

一份記錄同時要交代「講咗咩」「決定咗咩」「要做咩」，仲要交代「邊個未做」。

呢篇會畀你 10 個範本，每個都有節結構、適用場景，同埋港式會議要留意嘅位。末尾有自訂範本嘅硬規則，同三步揀返你公司嗰個嘅方法。

Key Takeaways

• 一份好嘅會議記錄，核心係四個節：摘要、決策、行動項、待跟進。多過四個，通常係冇諗清楚邊個先重要。
• 範本要按「會議類型」揀，唔係按「公司大小」揀。週會同客戶會議嘅結構根本唔同。
• 摘要節係俾人 30 秒知發生咩事；決策節係俾人知「咁即係咩」；行動項節係俾人知「我而家要做咩」。
• 自訂範本有硬限制：最多 12 個節、節標題 40 字、每個節嘅撰寫指示 80 字、範本名 60 字。
• 港式會議要額外挂一個「待跟進」節。原因係「上次話會做」同「今次仲未做」係兩件事，混埋就冇人追。
• 範本救唔到壞錄音。收音差嘅會議，用最靚嘅範本，摘要一樣會錯。

點解範本唔係越多越好：AI 交付咩就配邊個節

好多人以為範本越詳細越好。實務上係相反。

學術界做會議摘要有一個共識：機器生成嘅會議摘要之所以「又泛又冇用」，因為佢當咗會議係一段對話，淨係抽主題，唔抽行動項同決議。Golia 同 Kalita 嘅研究就針對呢點，將摘要改成「由行動項驅動」，並用主題分段處理長會議（Action-Item-Driven Summarization of Long Meeting Transcripts，2026-10-25 查閱）。

另有研究專門利用「話語結構」去決定邊啲句子值得抽入摘要，喺 AMI 同 ICSI 兩個會議語料庫上面測試（Leveraging Discourse Structure for Extractive Meeting Summarization，2026-10-25 查閱）。呢個角度對範本設計有個直接啟示：節嘅順序同結構，會影響模型優先抽邊一類內容。

【獨家觀察】呢個結論可以直接搬落範本設計：節嘅選擇，就係你要求 AI 交付咩。

換句話講，你想 AI 交付咩，就配對應嘅節。冇「決策」節，AI 唔會特登抽決議出嚟，就算佢聽到。冇「風險」節，風險就會被塞入摘要嘅廢話入面。

所以第一步唔係搵範本。第一步係問自己：呢類會，我最需要讀者知道咩？

一份會議記錄嘅標準結構：四個節做乜

節 係一份會議記錄入面一個獨立段落，每段有自己嘅標題同撰寫指示。摘要節 係最頂嗰段，用嚟代替「讀完全篇」。決策節 係記錄拍咗板嗰啲事嘅段落，一件一決定。待跟進節 係交代上次未完成事項嘅段落，同「行動項」唔係同一件事。

港嘢嘅會議助理內置三個範本，可以直接用：

• 標準會議：摘要、決策、行動項。通用會議用呢個。
• 每日站會：摘要、昨日進度、今日計劃、阻塞、行動項。
• 客戶會議：摘要、客戶關注點、已承諾事項、決策、商務跟進。

三個範本嘅節標題同撰寫指示，係寫喺產品代碼裏面嘅固定常數，唔係隨便講講。整套流程可以喺廣東話會議記錄 AI 功能頁睇到。

10 個港式會議範本：節結構同適用場景

以下 10 個係按香港常見會議種類排嘅。每個都畀咗建議嘅節結構，你可以照抄落自訂範本。

十個之中，我建議你先由 1、2、3 開始。因為呢三個覆蓋咗大部分香港公司每星期都開嘅會。

港式會議嘅範本點解要改節

直接抄外國範本，通常會撞三個位。

第一，摘要要寫結論，唔好寫過程。香港會議好常見「我哋傾咗 A 同 B」，但冇講「所以決定咗乜」。摘要節嘅撰寫指示應該明確寫「寫出實質內容與核心結論」，而唔係「概括全場」。

第二，決策同「傾過」要分開。外國範本常有共識狀態，例如同意、有條件同意、待定。港式會議一樣要分，但要用返本地講法，例如「拍板」「等法務睇完先算」。

第三，要加「待跟進」節。呢個係港式會議嘅特色：上次開會講咗要做，今次要交代做咗未。如果淨係有「行動項」，就會出現「重複開新嘅」同「漏咗舊嘅」兩個問題。

【獨家觀察】中文摘要同英文摘要嘅最大分別，唔係詞彙，係「留白」文化。英文會議摘要通常直接寫結論。港式會議常見「我哋再睇下先」。如果 AI 摘要照書面語寫，會令原本留咗彈性嘅位置變成「已定」。

處理方法有兩個。一係喺範本嘅撰寫指示度明要求「保留不確定性」。二係人工覆核時專睇呢類位置。

三個核心節點寫：摘要／決策／行動項

摘要節：俾人 30 秒知發生咩事

摘要唔好寫議程。議程係「會傾咩」，摘要係「傾完點」。

一個可重用嘅寫法：先講會議性質同最重要結論，再講一到兩件次要嘅事。例如：

本次為專責委員會首次會議，會上選出陳大文先生出任主席，並決定不設副主席。委員同意以網站書面方式邀請公眾就相關文件表達意見。

呢段就係標準摘要節嘅長度同密度：兩句，兩句都有實質內容。

決策節：一句一件

決策節最忌將幾樣嘢打包成一句。因為打包之後，冇人知邊項拍咗板。

規則係一件一決策。同一個決定如果涉及多個部分，就拆開寫，或者喺括號寫清楚範圍。

行動項節：動詞開頭、單一負責人、有期限

三個條件缺一不可：

• 動詞開頭：「提交報價」好過「報價方面」。
• 單一負責人：「A 同 B」唔算單一負責人。要揀一個主責，另一個寫入備註。
• 有期限：冇期限嘅行動項，通常就係永遠唔做。

有研究指出，會議摘要嘅價值主要在行動項，唔係在概括內容。行動項抽取本身仲要處理指代問題，同埋一句入面冇實質內容嘅空句（例如「你下次會前要做埋嗰樣」）（Action-Item-Driven Summarization of Long Meeting Transcripts）。呢個解釋咗點解「行動項」節要有明確嘅撰寫指示。

自訂範本：你可以改邊啲、改唔到邊啲

港嘢嘅會議助理支援自訂範本。但有硬限制，唔係你想點加就點加。

即係話：節標題可以改，摘要節唔可以刪。呢個限制有實際原因。摘要係主產物嘅第一節，程式要靠佢做解析。

節嘅識別碼用英數格式，因為佢係程式內部嘅識別碼，唔係俾人睇嘅。俾人睇嘅係標題。兩者可以唔同。

撰寫指示點寫先有用

80 字唔長，但寫得差就浪費。撰寫指示係直接俾生成模型睇嘅，所以要講清楚「寫乜」，而唔係「寫得好啲」。

差嘅寫法：

總結一下會議內容。

好嘅寫法：

行動項要寫明負責人的部門；決策要記錄提出者。

後者講明咗三樣嘢：邊個要寫、寫邊個部分、寫成點。模型先有得跟。

點樣揀返你公司嗰個範本（三步）

第一步：列出你上個月開過嘅會議種類，按次數排。 唔好靠記憶，用行事曆數。

第二步：對住最頭三種，問「呢次會後，邊個會睇份記錄？佢要知咩？」 如果答案係「冇人睇」，咁呢個會可能根本唔需要記錄。呢個係最容易被忽略嘅一步。

第三步：用三個條件去篩範本節。 每個節都要過三關：有冇人讀？讀嘅人攞嚟做咩？如果冇答案，呢個節就唔應該存在。

做完之後你就知道要改邊幾個節、刪邊幾個節。想比較唔同工具喺粵語會議嘅分別，讀會議記錄 AI 比較。

範本解決唔到嘅事：轉寫質素

範本係「寫點」嘅問題。收音係「聽得清唔清」嘅問題。

如果逐字稿本身錯，摘要節寫得再靚都係錯嘅內容。例如專有名詞轉錯，摘要入面就會出現一個唔存在嘅產品名，行動項就會派錯人。

所以揀範本之前，值得先確認你嘅轉寫層係咩水平。想知點測，可以睇AI 會議記錄準確度測試。想知收音點影響質素，睇混合會議收音設定指南。

邊啲數字我哋未測，同埋你自己點測

呢篇冇貼「10 個範本嘅準確度對比表」。咁樣嘅表要有一致嘅測試集、同一套標註規則，先有比較價值。

【實測】我哋已逐節核對三個內置範本嘅節標題、撰寫指示同節序，確認本文寫嘅結構同產品設定一致，包括最多 12 個節、上限 40 字嘅節標題呢幾條限制，唔係憑印象寫。

以下三項我哋未跑過公開測試集，所以暫時冇數字；但每項都可以用同一段錄音重跑出嚟：

• 同一段 10 分鐘中英夾雜會議錄音，用三個範本生成摘要，行動項抽取覆蓋率嘅差異。
• 範本節數由 3 個加到 8 個，摘要資訊密度嘅變化。
• 港式留白語（「再睇下先」）被誤寫成已決策嘅比例。

常見問題 FAQ

會議記錄範本應該包含啲咩？

最少四個節：摘要、決策、行動項、待跟進。少過四個，通常有位嘢冇人跟。多過四個，通常係冇諗清楚邊個節先重要。

範本越多，摘要會唔會越準？

唔會。節係要求模型交付咩嘅指令。節太多，每個節攞到嘅內容就薄，摘要反而變泛。學術研究都指會議摘要要按主題分段，加行動項導向，唔係按更多欄位（Action-Item-Driven Summarization of Long Meeting Transcripts）。

可唔可以下載範本？

港嘢嘅會議助理內置三個範本，你可以直接用，亦可以按上面嘅限制自訂。想睇設定同範本嘅實際流程，睇Teams 會議自動記錄設定同會議記錄範本。

摘要可以出中文書面語版嗎？

可以。逐字稿保真，摘要同行動項可以指定以書面語輸出。範本嘅節標題同撰寫指示，就係控制呢一層。

錄音會唔會外洩？

錄音同逐字稿存喺你嘅帳戶，由帳戶權限控制。香港《個人資料（私隱）條例》要求收集要有合法目的、要有告知、唔可以超出所需，保留期亦要合理（個人資料私隱專員公署：條例一覽，2026-10-25 查閱）。開始錄之前記得講明用途。

公司想用，由邊度入手？

先做一個兩星期試點。揀一個固定例會，試一個範本，會後問同事「你睇咗份記錄未？有用咗未」。有回饋先擴展。

想試下自己嘅會議記錄？

你可以拎一段真實會議錄音（記得先取得出席者同意），去語音轉錄頁跑一次 baseline。想了解中英夾雜會議嘅轉寫流程同治理，讀中英夾雜會議記錄 AI；功能同方案一覽，睇 AI 會議記錄（廣東話）。企業方案查詢：聯絡我哋。

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本文由港嘢內容團隊編輯審閱（editorial review，2026-10-25）。想了解我哋嘅背景，可以睇關於港嘢；有技術問題或想申請功能開通，聯絡我哋。