Teams 會議自動記錄設定：Microsoft 365 行事曆同步＋會議記錄範本教學

一句講晒：之前兩篇教你「每場會人手叫助理入會」— 呢篇教你設定一次之後全部自動：將港嘢會議助理接上你嘅 Microsoft 365 行事曆，之後行事曆上嘅 Teams 會議，助理會喺開始前自動入會、錄音、出會議記錄；再配埋自訂範本，每份記錄都照你哋公司格式出。

用過《港嘢會議助理教學》嘅基本流程之後，你會發現剩返兩步人手嘢：貼連結、出記錄。呢篇教你將兩步都自動化 — 設定一次，之後每個禮拜淨係負責開會同埋睇記錄。

Key Takeaways

• 行事曆同步：連接 Microsoft 365 之後，設定卡寫明「範圍內的會議，助理會自動加入並開始轉錄。」
• 自動加入範圍由你話事：所有會議，定只有我主持的會議
• 行事曆上新增嘅會議，助理會按自動轉錄政策自動加入；改期／取消即時同步
• 會議記錄範本：自訂節標題＋額外撰寫指示，記錄格式跟公司規矩
• 助理仲可以幫手寄會議邀請（Outlook／Google 日曆格式）
• 自動錄音一樣要通知與會者 — 文末有做法

之前行到邊？

快速回顧成個流程：基本流程（貼連結 → 逐字稿 → 記錄 → 寄送）睇旗艦教學；會後摘要同電郵細節睇《AI 摘要同電郵跟進教學》；想知 AI 會議記錄成個概念，睇《中英夾雜會議記錄 AI》。

呢篇專攻「設定一次，之後唔使理」嘅三樣嘢：行事曆同步、記錄範本、會議邀請。

第一部分：接上 Microsoft 365 行事曆

入口（示範制）：登入港嘢，開啟「會議助理」版面 — 會議助理係團隊方案嘅功能，屬示範制：預約示範，由我哋幫你哋開通同設定好先用到；本篇截圖均為示範環境。

步驟 1：開 ⚙ 設定，連接日曆

1. 開啟港嘢會議助理，撳右上角⚙ 設定，開出「助理設定」— 首次開會議助理，呢個設定視窗會自動彈出。設定視窗入面有三個 tab：「一般」（連接行事曆、Email 助理）、「範本」（記錄格式）、「後續跟進」（寄送同自動化）— 頭兩部分照住頭兩個 tab 行，第三部分講埋邀請同跟進寄送。
2. 喺「一般」tab 搵到「Microsoft 365 行事曆」卡，撳「連接 Microsoft 365」，會跳去 Microsoft 嘅登入頁 — 用你平時開 Teams 會議嗰個帳戶登入，再按「接受」畀港嘢讀取你嘅行事曆；完成後會帶你返回會議助理版面，並見到「Microsoft 365 已連接」嘅確認訊息。
3. 成功之後張卡會轉做「已連接」 — 呢下開始，你行事曆上嘅會議就會出現喺會議助理度。

步驟 2：設定自動加入範圍

唔係場場會都想 AI 入去。喺設定入面揀自動加入範圍：

設定好之後，個機制就係設定卡寫嗰句：「範圍內的會議，助理會自動加入並開始轉錄。」

步驟 3：同步同核對

• 撳「立即同步」 → 見到「已同步」就代表行事曆資料已經拉咗過嚟；見到「同步失敗」就再撳一次或者檢查授權。
• 未來嘅會議會喺列表顯示「已排程」— 即係助理已經攞咗籌，到時自動入。
• 之後行事曆上新增嘅會議，都會照自動轉錄政策自動加入。
• 想暫停晒全部？喺設定張「Microsoft 365 行事曆」卡撳「斷開連接」（介面會確認「已斷開 — 未來排程已取消」）；想收窄唔使咁絕，調返自動加入範圍就得。

💡 貼士： 第一次同步之後，掃一眼會議列表 — 確認「已排程」嘅係你預期嗰啲會。範圍揀得闊（所有會議）嘅話，特別要睇下有冇一對一、敏感會議唔想入記錄。

三條自動化路，點揀？

同步、助理地址、貼連結 — 三條路唔係互斥，唔使二揀一，配搭用先係完全體：

判斷原則好簡單：恆常嘅用同步，外來嘅用地址，雜項用貼連結。三樣都設定好，你基本上唔會再遇到「開完會冇記錄」呢件事。

第二部分：會議記錄範本 — 令記錄跟公司格式

每間公司嘅記錄格式都唔同：例會要列跟進事項、項目會要風險欄、董事會記錄有佢嘅規矩。範本就係令 AI 每次都照你哋格式出嘢。

步驟 1：建立新範本

1. 喺「助理設定」入面開「範本」tab。
2. 撳「新增範本」，畀個範本名（例如「星期一例會記錄」）。

步驟 2：定義節標題

一份記錄由幾個節組成 — 你可以加、減、改：

• 內置基本結構（摘要、決策、行動項嗰類）係記錄嘅骨架，唔可以移除，但你可以加自訂節 — 例如「風險事項」「客戶反饋」「預算更新」。
• 每個節可以寫一句說明，話畀 AI 知呢節要裝乜（介面例子：「例：列出會上提出的風險與跟進。」）。

步驟 3：加額外撰寫指示

呢個位係範本嘅精華 — 用一句話教 AI 執靚份記錄。介面例子畀咗好好嘅示範：

• 「例：行動項要寫明負責人的部門；決策要記錄提出者。」

即係話你可以寫：行動項格式、用語規矩（例如「用書面語」）、邊節要點樣歸納。寫得越具體，每份記錄越貼你哋習慣。

步驟 4：套用同管理範本

• 喺會議或者設定度撳「使用此範本」套用。
• 想改？「編輯範本」隨時入去執。
• 想由現有範本複製一份？「以此範本做底建立新模板」 — 唔使每次由零開始。

範本設計三招

寫過幾份記錄之後，用呢三招逐步執靚範本：

1. 一節一個目的：唔好開一堆欄位 — 每個節標題都應該答一條具體問題（「有咩風險？」「邊個跟乜？」）。節多咗但冇料填，記錄會顯得空。
2. 指示寫具體：額外撰寫指示係寫畀 AI 嘅規格 —「行動項要寫明負責人的部門」就係好規格；「寫詳細啲」就係冇用規格。寫格式、寫要求，唔寫感受。
3. 用真記錄改良：頭兩三場會嘅記錄出咗嚟，你自然知道邊度唔貼 — 返去「編輯範本」改節標題或者指示，兩三輪之後，份範本就係你哋公司嘅規矩。

範本同會後流程點配合，睇《AI 摘要同電郵跟進教學》。

第三部分：會議邀請 — 助理幫你寄

開會第一步係約人。會議助理嘅邀請功能有兩個用法：

用法一：由會議助理寄邀請畀出席者

喺「下次會議」卡片可以寄送邀請予出席者 — 系統會寄出一封帶日曆附件嘅會議邀請：

• 微軟體系會見到提示「會議邀請將以 Outlook 格式寄出。」
• Google 體系就係「會議邀請將以 Google 日曆格式寄出。」

出席者收到邀請，加落自己日曆，時間地點就唔會甩漏。邀請電郵亦係講錄音同意嘅最好位置 — 見下面「自動錄音嘅責任」一節，寫明呢場會會用 AI 做記錄，一次過講清。

用法二：將助理地址加做出席者

喺「助理設定」嘅「一般」tab 有個「Email 助理」卡 — 即係你專屬嘅助理電郵地址。介面講得好白：「將此地址加入會議邀請，助理會自動提前入會。」

做法：開新會議邀請嗰陣，將助理地址加做一位出席者。到時到候，助理自己會入會 — 唔使貼連結，唔使撳掣。呢條路同行事曆同步係相輔相成：行事曆同步照顧你行事曆上嘅會，助理地址照顧邊啲「人哋約你」嘅會。

自動錄音嘅責任 — 通知同同意

自動化越徹底，越要記住一件事：

⚠️ 錄音同意 — 自動化唔等於免通知 助理自動入會錄音，與會者一樣要知情。建議做齊兩樣：① 會議邀請電郵入面寫明「本會議將使用 AI 助理錄音並製作會議記錄」；② 會議開始時口頭提一句。個別會議唔想錄？調返「自動加入範圍」就得。一切按你公司嘅私隱同合規政策行。

設定齊之後嘅日常

全部設定好之後，你嘅例會週期會變成咁：

行事曆有會 → 助理已排程 → 自動入會錄音
        ↓ 會議完
記錄照範本生成 → （自動寄送）寄去全組
        ↓
你淨係做一件事：睇記錄，跟行動項

圖中「自動寄送」要設定先有：去「後續跟進」tab，喺「會議紀錄寄送」開啟自動寄送，記錄一出好就自動寄去全組。

想將「自動化」推到其他場景（電話、客戶服務 bot），睇《廣東話 Voice Bot 指南》。

常見問題

我唔係用 Microsoft 365 嘅行事曆，用 Google 日曆得唔得？

行事曆同步功能以介面顯示嘅日曆來源為準 — 「助理設定」一般 tab 嘅「日曆來源」見到嘅選項就係目前支援嘅來源。用唔到同步嘅話，仲有兩條自動化路：將助理地址加做會議出席者，或者照舊貼連結派助理（有書籤幫手，其實都好快）。

助理會唔會入晒我所有會，包括私人嘅？

唔會 — 自動加入範圍由你話事：可以設「所有會議」或者「只有我主持的會議」。建議由窄範圍開始（只有我主持的會議），行順咗先考慮擴闊。

範本可以有多過一個嗎？

可以。唔同會唔同格式 — 例會範本、客戶會議範本、面試範本分開開，開會時揀啱嗰個用。想基於現有範本微調，用「以此範本做底建立新模板」就唔使重頭做。

同步之後，改咗會議時間會點？

會議列表嘅「已排程」資料跟返行事曆 — 改期／取消會照行事曆即時同步返嚟；想即刻核對，撳「立即同步」再望一眼列表。重要會議改咗時間之後，確認「已排程」嗰場係新時間，就萬無一失。

邀請寄出去之後，出席者會見到助理喺會議入面嗎？

會 — 助理以出席者身份入會，與會者名單見到佢。呢個係好事：錄音透明，人人知情。想再正式啲，喺邀請電郵寫明會用 AI 記錄（見上面錄音同意段）。

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