會後 5 分鐘交功課：AI 會議摘要、電郵跟進、常用會議書籤教學

一句講晒：會開完唔使追人交記錄 — 會議一收線，AI 就會自動將成場會整理成摘要、決策、行動項三節，你核一核、執一執，撳「寄送」就電郵去全組人手上；設定咗自動寄送嘅話，連呢下都慳埋。呢篇教你會後嗰五分鐘點樣做齊全部嘢。

會議最貴嘅部分唔係開會本身，係開完之後：冇記錄、冇跟進、冇人記得邊個應承咗乜。港嘢會議助理嘅會後功能就係為咗斬斷呢個循環 — 呢篇係「會後流程」專題：AI 摘要、電郵跟進、常用會議書籤。

前面嘅步驟（派助理入會、實時逐字稿）睇《港嘢語音轉錄教學》同《bot 入會教學》；想先理解 AI 會議記錄嘅價值，睇概念篇《中英夾雜會議記錄 AI》。

Key Takeaways

• 會議完結，記錄自動生成：狀態「轉寫中」→「撰寫中」 → 完成見「摘要就緒」
• 記錄自動分節：摘要、決策、行動項、日程 — 行動項列明邊個跟進
• 記錄同逐字稿都可以編輯，有「尋找／取代」一次過執靚
• 「會議紀錄寄送」：收件 email、副本 CC、寄送 →「已寄」；寄漏補寄有「重寄」
• 開啟自動寄送：會後記錄自動寄去指定 email，零操作
• 恆常會議貼一次連結，「儲存為常用會議書籤」，下次一撳即用

步驟 1：等記錄出好

入口（示範制）：登入港嘢，開啟「會議助理」版面 — 會議助理係團隊版功能，屬示範制：預約示範，由我哋幫你哋開通同設定好先用到；本篇截圖均為示範環境。（個人聽寫、音檔轉文字唔使等 — 公開語音轉錄頁即刻用得到，見《港嘢語音轉錄教學》。）

會議收線之後（或者上載嘅錄音完成轉寫之後），助理就會自動將成場會寫成一份睇得快嘅記錄，唔使你撳任何掣：

1. 喺嗰場會議詳情頁，睇住狀態會行過「轉寫中」＋「撰寫中」兩步。
2. 見到「摘要就緒」，記錄就出好。
3. 記錄自動分好節：
   • 摘要 — 成場會講咗乜，幾段講完
   • 決策 — 會上拍板咗嘅嘢，逐條列
   • 行動項 — 邊個、幾時、做乜
   • 日程 — 相關時間點
4. 冇內容嘅節唔會亂填 — 例如今場冇決策，就會老實顯示冇，唔會作一啲出嚟。

💡 貼士： 想記錄跟你哋公司格式（例會用例會格式、董事會用董事會格式），先設定範本 — 見《範本同行事曆同步教學》。 範本庫有咩節、邊啲位改得，睇《會議記錄範本庫：10 個港式會議範本，節結構同點自訂》。

步驟 2：執靚份記錄（兩分鐘）

AI 出嘅係底稿，你係編輯。兩個常用動作：

• 直接改字：摘要、行動項嘅文字都可以編輯 — 補返語境、統一用詞。 改之前如果有需要確認 AI 抽嘅行動項冇漏，點樣用一套可重複嘅評分法自己查，睇《AI 會議記錄準確度測試：行動項抽取點樣評漏、誤、重複》。
• 「尋找／取代」：逐字稿同記錄入面，專有名詞寫法唔統一（例如「Canto-Gen／港嘢」混用）？用尋找取代一次過執齊。

摘要某句睇唔明？返逐字稿搵語境

摘要係撮寫，有時一句濃縮得太盡，睇落突兀。唔使估：逐字稿有句子同錄音嘅對應，由摘要嗰個關鍵詞入手，用尋找搵返逐字稿入面嗰幾句，撳開聽返原聲，語境即刻齊 — 然後你先決定摘要嗰句使唔使改寫。呢個流程通常一句鐘嘅會都唔使五分鐘。

行動項點樣先有用？

AI 負責記錄，但行動項嘅質素，一半係會議紀律決定。三個會上嘅小習慣，令記錄嘅行動項即刻由「參考」變「指令」：

1. 講明邊個做：「跟進下」冇人認頭；「Ada 跟進」就有主。會上派工嗰陣講埋個名，記錄嘅行動項就會列明負責人。
2. 講埋幾時交：「下個禮拜五之前」比「遲啲」有用一百倍 — 範本嘅額外撰寫指示仲可以強制 AI 執成呢個格式。
3. 講埋去邊、做乜程度：「出個初稿畀我睇」同「搞掂佢」係兩回事，會上講清，記錄就唔會有歧義。

會後你唯一要做嘅，係寄出記錄之後跟住行動項追 — 呢個先係真正嘅「跟進」。

步驟 3：設定收件人，一鍵寄送

1. 喺「後續跟進」tab 搵到「會議紀錄寄送」。
2. 填會議紀錄收件 email — 出席名單入面有 email 嘅人，可以自動帶入，唔使逐個抄。
3. 要 CC 老闆或者秘書？撳「加副本收件人」，逐個加。
4. 撳「寄送」 → 介面顯示「寄送中…」 → 完成後嗰場會議標示「已寄」。
5. 發現寄漏咗人、或者要重發更新版？撳「重寄」再嚟一次。

兩個寄送場景貼士：

• 執完先寄：如果你改咗記錄（補語境、改行動項），先儲存改動再寄 — 寄出去嘅係你手上呢一版。
• 重寄唔使尷尬：寄漏咗人係日常，補寄一封就得；介面會記低上次寄咗去邊，重寄嗰陣你見到舊收件人，一眼核到。

⚠️ 寄送前最後一眼： 記錄會寄去出席者同副本收件人手上 — 寄之前快手掃一眼，睇下有冇唔想某啲人睇到嘅內容。寄漏唔係 AI 問題，係流程問題，一眼就避到。

收件人點揀？三種常見組合

固定組合嘅會（例會、項目組），設定一次自動寄送最慳事 — 見下面步驟 4。

步驟 4：設定自動寄送（懶人終極形態）

每場會都手動寄都嫌煩？喺「會議紀錄寄送」設定入面開啟自動寄送：日後每場會記錄整理好，就自動寄去指定收件人 — 你同成個團隊都唔使記住「邊個要出記錄」呢件事。收件人組合固定嘅團隊（例會、項目組）最啱用。

步驟 5：常用會議書籤 — 下次快一步

週會、月會、項目會 — 呢啲恆常會議嘅連結每次都一樣。喺會議助理度貼一次會議連結之後：

1. 撳旁邊嘅「儲存為常用會議書籤」。
2. 畀佢個書籤名稱（例如「星期一例會」「月度審查」）。
3. 下次入會議助理版面，撳書籤，連結即刻帶入 — 淨係撳「發送助理」。

書籤可以改名、刪除，管理位同儲存位喺同一處。配合《bot 入會教學》嘅流程，成個「叫 AI 入會」動作縮到兩個掣。

跟進做得更深嘅團隊

會議記錄寄出之後，有啲團隊仲會將「講咗乜」變成「做得點」：將通話同會議內容長期監察分析，睇跟進有冇兌現 — 呢個係進階玩法，參考《通話 Speech Analytics：100% 轉寫＋合規監察》。

記錄寄出之後，仲可以點用？

一鍵寄送唔係終點，記錄留喺平台度仲有幾種玩法：

• 新同事上手：新成員入組，翻看去年嘅項目會記錄，兩個鐘就追返半年進度 — 決策有記錄，唔使靠前輩口述。
• 月尾回顧：項目卡住嗰陣，翻返之前嘅行動項清單，邊條做咗邊條未做一目了然。
• 客戶糾紛有據：「我哋上次明明同意咗…」— 搵返嗰場會嘅記錄，決策節寫得清清楚楚，仲可以逐句聽返原聲。
• 餵返下次會：上次未完成嘅行動項，就係今次會議嘅第一節議程。

會議記錄嘅價值，係佢變成公司嘅集體記憶 — 而呢樣嘢，唔使你做多一步，記錄已經喺度。

常見問題

AI 摘要會唔會亂作嘢？

唔會憑空作內容 — 摘要係由逐字稿產生，會上冇講過嘅嘢唔會無中生有（冇決策就顯示冇）。但摘要始終係撮寫，涉及數字、金額、承諾嘅關鍵句，建議喺逐字稿撳嗰句前面嘅時間戳（電腦滑鼠指住會見到「跳到呢句」提示）聽返原聲核對一次，然後先寄出。

行動項會列明負責人嗎？

會上講得清楚嘅話，行動項會列埋邊個跟進。想格式更硬性（例如寫埋 deadline、寫部門），喺範本設定加額外撰寫指示就得 — 見《範本同行事曆同步教學》。

可以寄畀冇出席會議嘅人嗎？

可以 — 收件人由你話事，唔限於出席者。常見做法：出席者自動帶入，再 CC 冇出席但需要知情嘅同事同管理層。

寄送失敗點算？

介面會顯示「寄送失敗」。最常見係收件 email 填錯（漏 @、串錯 domain），檢查修正之後撳「重寄」就得。個別電郵地址收唔到嘅話，可以改用該同事嘅另一個 email 地址。

會議紀錄可以指定語言嗎？

可以。設定入面有「會議紀錄語言」選項 — 好多人鍾意咁用：會議用廣東話傾，記錄就出返繁體中文書面，攞去報告或者電郵都直接用得到。逐字稿就照錄音逐句記，記錄就按你設定嘅語言出，兩層分開，各有用途。

記錄寄出之後，我仲可以改嗎？

可以。記錄留喺平台度，你隨時返去編輯；改完想大家見到更新版，撳「重寄」再發一次就得。建議喺重寄嗰封開頭補一句「此為更新版」，等收件人知道有新嘢睇。

書籤同派助理入會可以再快啲嗎？

可以 — 兩個再上一層嘅自動化：① Microsoft 365 行事曆同步，助理自動加入行事曆上嘅會議（連撳都唔使撳）；② 會議紀錄自動寄送。兩樣都喺《範本同行事曆同步教學》逐步教。