雙語會議記錄：用中文定英文寫？三種做法同四個陷阱

「我哋開會講英文，但老細要睇中文紀錄。」呢句在香港公司出現嘅頻率，比大部分流程文件承認嘅高。

結果通常係三種：中文版愈寫愈簡、英文版愈寫愈長、兩個版本慢慢講唔同嘅事。半年後有人問「上次到底批咗幾多錢」，兩個版本答唔同數。

呢篇唔講翻譯技巧，講三個決定：用邊種語文寫、要唔要兩個版本、兩個版本點保持同步。再加四個最常譯錯嘅位。

重點摘要

• 法例冇規定會議紀錄必須用中文或英文；要求通常嚟自章程、股東協議或內部政策。
• 公司紀錄可以用印本或電子形式備存，但要能重現印本，亦要有防篡改措施。
• 三種做法：單一語文加摘要、雙版本、原文照錄。三者成本同風險唔同。
• 雙版本一定要有一個正本；另一個係對照本，版本號同決議編號必須一致。
• 四個陷阱：代詞主語、法律動詞、否定同條件、譯名不一致。

法例層面：三條線要分清

第一條：中文同英文都係法定語文

《法定語文條例》（第 5 章）訂明中文同英文同為香港嘅法定語文（elegislation.gov.hk/hk/cap5，查閱 2026-10-31）。

呢條講嘅係政府同公營機構嘅語文使用，唔等於「私人公司會議紀錄要雙語」。兩者唔好混淆。

第二條：公司紀錄嘅形式，法例管；語文，法例冇管

《公司條例》（第 622 章）第 655 條訂明，公司紀錄可以採用印本或電子形式備存，並以董事認為合適嘅方式編排；如採用電子形式，公司須確保紀錄能夠以印本形式重現（elegislation.gov.hk/hk/cap622，查閱 2026-10-31）。

同一條例對部分登記冊有語文要求，例如成員登記冊、董事登記冊同公司秘書登記冊須以中文或英文備存（第 627、641、648 條；整理見社聯《公司條例》簡介，查閱 2026-10-31）。

會議紀錄本身，條例冇指定語文。

第三條：交出去嘅文件，譯本要核證

如果一份文件要交公司註冊處，而佢唔係中文或英文，就需要經核證譯本；核證譯本 係指由指定人士核證為正確譯本嘅翻譯，唔係普通翻譯公司蓋章就算（第 4 條）。

實務含義：對內可以用任何語文，對外交出去嘅版本要考慮譯本要求。 呢個分別決定你嘅「正本」應該係邊個語文。

【獨家觀察】我哋見最多嘅爭議，唔係譯得差，而係「冇人講過邊份係正本」。兩個版本同時存在、同時被改，最後連邊份經主席確認都講唔清。

三種做法，成本同風險唔同

揀之前，先答一條問題：邊個會拿住呢份文件去作決定？

如果只係內部同事，單一語文加摘要就夠，唔需要為「完整性」而翻譯全文。如果要交董事會、核數師、銀行或律師，就要雙版本，並且明確講邊份係正本。

第三種做法常見於合約談判：與會者講嘅原句有法律含義（例如「subject to board approval」），照錄再譯，比意譯安全。

雙版本管理：一個正本、三個一致

正本 係經主席或主持人確認、對外有法律效力嘅版本；對照本 係為閱讀方便而做嘅另一語文版本，跟正本同步。

三個一致，缺一個就會出事：

1. 版本號一致：正本 v3，對照本亦係 v3，唔可以出現「中文 v3、英文 v2」。
2. 決議編號一致：第 4.2 項決議，兩邊都係 4.2。
3. 數字一致：金額、日期、股數，兩邊逐個對，唔靠翻譯。

再加一條規矩：只改正本，然後重出對照本。 唔准兩邊並行修改，即使改嘅係同一個錯字。

如果流程用 AI 起草，呢條規矩要寫死喺 prompt 或者模板入面，否則工具會各自生成兩個版本，而兩個版本會慢慢分歧。

四個最常譯錯嘅位

一、代詞主語消失

英文靠語序同代詞：「He said the deal was off, but she disagreed.」中文直接譯「他表示交易告吹，但她不同意」，讀者要回溯上文才知「他」係邊個。

做法：紀錄一律用職銜或全名，唔用代詞。「財務總監表示交易告吹，項目主管不同意。」

二、法律動詞

英文會議嘅動詞有層次：resolved、carried、approved、noted、ratified。中文最易一律譯成「通過」。

「備悉」譯成「通過」，係最常見嘅語義升級。

三、否定同條件

「not approved」漏咗個 not，係最貴嘅錯。「approved subject to legal review」譯成「已批准」，同樣致命。

做法：否定句同條件句，喺正本用粗體或者獨立一行，翻譯時逐字對。

四、譯名不一致

同一個人，中文名、英文名、花名、職銜四種寫法。同一個部門，中文叫「市務部」，英文叫 Marketing，另一份又叫 Brand Team。

做法：開會前定一張「人名同部門對照表」，兩邊版本都由同一張表生成。呢張表可以放入自訂詞庫，減少轉寫階段就出錯。

一頁雙語記錄骨架

唔需要翻譯全文，先用同一個骨架排兩邊，翻譯就變成填空。

呢個骨架嘅好處係：翻譯出錯一眼睇得出，因為同一行左右並排。

AI 可以幫到邊，唔可以幫到邊

AI 適合做三件事：對齊格式、檢查兩邊數字、把口語整理成書面語。口語轉書面嘅規則，我哋喺口語轉書面語會議記錄逐條講過。

AI 唔適合做兩件事：決定邊份係正本、判斷「備悉」同「通過」嘅分別。呢兩個判斷涉及法律後果，要人做。

如果會議本身中英夾雜，轉寫階段已經要處理語言切換，可以睇中英夾雜會議記錄。而「紀錄同逐字稿嘅分別」，見會議記錄 vs 逐字稿，呢個分野喺雙語場景更加重要：逐字稿可以照錄兩種語言，紀錄就要統一語文。

常見問題

董事會紀錄一定要用英文寫嗎？

法例冇規定。實務上，上市公司或涉外投資者較多嘅公司會用英文做正本，再出中文對照本；本地中小企多數用中文。關鍵係章程或股東協議有冇指定，以及對外交出去嘅版本要唔要核證譯本。

兩個版本出現分歧，邊個為準？

以正本為準。所以正本要清楚標示：封面寫「正本」、版本號、確認人同日期。冇標示嘅話，任何一份都可以被當成正本，爭議就無法收拾。

可唔可以只保存一個語言版本？

可以，法例冇要求雙語。但要考慮兩點：一，日後查閱嘅人識唔識睇；二，如果要交去監管機構或法庭，需唔需要譯本。保存成本通常低過事後補譯。

用 AI 翻譯會議紀錄，準確度夠唔夠？

格式同數字對齊，AI 幫到手；語義判斷（否定、條件、法律動詞）要人覆核。建議做法：AI 出對照本初稿，人只覆核決議段同數字，其餘抽查。

雙語紀錄會唔會令文件變長，難歸檔？

會長，但唔會令歸檔變難，前提係兩個版本用同一個檔名規則、同一個版本號。命名同索引規則見會議記錄存檔同審計軌跡。

資料來源

• 《法定語文條例》（第 5 章），elegislation.gov.hk/hk/cap5，查閱 2026-10-31。
• 《公司條例》（第 622 章）第 4、627、641、648、655 條，elegislation.gov.hk/hk/cap622，查閱 2026-10-31。
• 香港社會服務聯會，《公司條例（第 622 章）：決議、會議、公司紀錄及登記冊簡介》，hkcss.org.hk PDF，查閱 2026-10-31。
• 公司註冊處，「常見問題：會議、決議及公司紀錄」，cr.gov.hk，查閱 2026-10-31。

本文由港嘢內容團隊編輯，資料核對日期 2026-10-31。我哋嘅會議助理現時以示範環境提供，未開放自助開通；如想試用或討論雙語流程，見聯絡我哋，背景見關於港嘢。

結語

雙語會議記錄嘅難，唔在翻譯，在決定：邊份係正本、邊個語文對外、邊個位要逐字對。

呢三個決定寫落一頁紙，之後每次開會照做，翻譯就由「創作」變成「填空」。文件唔會再因為換人而走樣。

如果仲未定「做完」嘅標準，可以先睇會議記錄幾時算做完；如果係董事會或周年大會，就要用法定格式版本，因為涉及主席簽署同十年備存。