會議記錄存檔同審計軌跡：查得返、交得出嘅五層結構

核數師電郵嚟，要 2024 年 3 月董事會批核嗰筆關聯方交易嘅決議紀錄。

你打開共用磁碟，搵到三個檔案：董事會記錄.doc、董事會記錄_final.doc、董事會記錄_final(2).doc。三個內容唔完全一樣，冇人記得邊個簽過。

呢個就係存檔問題，唔係備份問題。

重點摘要

• 備份 解決「唔見咗」，存檔 解決「查得到、交得出、證明冇改過」。兩者要一齊做，但唔係同一件事。
• 存檔結構分五層：原件、定稿、索引、版本、交付紀錄。缺任何一層，日後都要靠人腦補。
• 檔名係最便宜嘅索引。一條公式：日期—會議代號—版本—狀態。
• 已簽署嘅 PDF 唔好原地覆寫。改動另出補充文件，並記入變更紀錄表。
• 電子形式嘅紀錄可以接納，但要有可追溯嘅處理紀錄；稅務角度嘅要求同公司條例係兩套並存。
• 年期同法定必記項目唔喺本文重複，見董事會會議記錄範本。

存檔要答三條問題

審計軌跡 係指由文件產生到今日，每一步改動、每一個經手人、每一個交付對象，都留得低紀錄而且查得返。

設計存檔之前，先答三條問題。答案決定你要幾嚴。

第一條：邊個有權查

公司紀錄嘅查閱安排受《公司紀錄（查閱及提供文本）規例》（第 622I 章）規管。公司註冊處嘅常見問題講明：公司要在辦公時間內提供紀錄查閱，每日至少兩小時，查閱者有權抄印；非成員查閱通常收費 50 元（會議、決議及公司紀錄，查閱 2026-10-31）。

「有人會上門查」呢個前提，直接決定你唔可以只在一個人嘅電腦度存檔。

第二條：幾時要交得出

同一份常見問題列明，提供紀錄文本嘅時限統一為十個辦公日，唔計公眾假期同惡劣天氣日子。

十個辦公日聽落寬鬆，但如果份文件喺某個同事嘅電郵附件入面，而佢放緊長假，你就會用晒呢十日。

第三條：要唔要證明冇改過

呢條最易被忽略。決議紀錄一旦簽署，日後任何改動都應該有新版本同理由。冇版本紀錄，你就無法回答「呢句係原本寫嘅，定係後來加嘅」。

五層結構

第一層：原件

錄音、原始逐字稿、會中投影嘅文件。呢層只准新增，唔准修改。

原件嘅價值係「當時係咩」。一旦改動，就失去舉證作用。所以原件要放喺一個「寫入後唔可以覆寫」嘅位置，例如每次上載都產生新物件嘅儲存空間。

第二層：定稿

定稿 係指經主席簽署、唔會再改嘅版本，通常係 PDF。

定稿由原件整理出嚟，但要同原件分開存放。原因好簡單：原件亂、定稿靚，兩者用途唔同。逐字稿同會議記錄嘅分別，我哋另外寫過（會議記錄同逐字稿嘅分別）。

第三層：索引

一張表，最少六欄：日期、會議名稱、會議類型、出席人數、決議編號、檔案路徑。

索引係整個存檔嘅入口。冇索引，你就有幾百個 PDF 但搵唔到嘢；有索引，你可以在五分鐘內答到「2024 年 3 月批咗咩」。

第四層：版本

同一份文件嘅每一次改動，要有紀錄。詳情見下面「版本控制」一節。

第五層：交付

邊個、幾時、攞咗邊個版本、用途係咩。

呢層最多人漏。但當審計師問「你上次交俾我嗰份同而家呢份有冇分別」，唯一答法就係交付紀錄。

命名規則：一條公式搞掂

檔名係最便宜嘅索引，因為它唔需要任何工具就搜尋得到。

公式：YYYY-MM-DD_會議代號_版本_狀態.pdf

完整例子：2026-03-14_BOD-r3_v3_signed.pdf

三個細節值得守：

1. 日期用 ISO 格式。 用 14-03-2026 排序會亂，用 2026-03-14 天然按時間排。
2. 唔好用中文全名做檔名開頭。 例如「董事會會議記錄（第三次例會）final真final.pdf」，空格、括號、全形字元會令某些系統截斷或亂碼。
3. 狀態寫入檔名。 signed 同 draft 一眼分得出，唔需要打開睇。

版本控制：唔好原地覆寫 PDF

衍生稿 係指由原件加工出嚟嘅文件，例如摘要、行動項清單、書面語版本。

三條規矩：

1. 已簽署嘅 PDF 唯讀。 要改，就出新版本（v4），並喺變更紀錄寫明改乜、為咩改、邊個批准。
2. 唔好用「覆寫同一個檔名」做版本控制。 覆寫之後，舊版本冇咗，你就證明唔到原本寫咩。
3. 補充文件獨立成文。 會後補記、勘誤、更正，一律另開一份，唔好插入原稿中間。

變更紀錄表五欄就夠：版本、日期、改動摘要、經手人、批准人。

例如你想補一句「主席補充：該筆交易須再經核數委員會確認」，正確做法係出 v4 並喺變更紀錄寫明，唔係打開 v3 嘅 PDF 直接打字。

電子形式存唔存得？

存得，但要知道兩個制度並存。

公司條例管「公司紀錄要留幾久、邊個查得」。稅務條例管「業務紀錄要留幾久、點證明」。兩者年期唔同，唔可以互相取代。

稅務角度：稅務條例第 51C 條要求在香港經營行業、專業或業務嘅人，備存足夠嘅收支紀錄，保留期不少於七年；冇合理辯解而唔遵從，最高可罰十萬元（Record Keeping，查閱 2026-10-31）。

至於電子形式，稅務局另外有一份說明，講電子形式備存嘅業務紀錄在稅務上嘅可接納性（ADMISSIBILITY OF BUSINESS RECORDS KEPT IN ELECTRONIC FORM FOR TAX PURPOSES，查閱 2026-10-31）。

實務結論：電子存檔完全可行，但你要交得出「呢個檔案係幾時由邊個系統產生、之後有冇改過」。冇呢啲紀錄，電子同紙本嘅分別只在於你更難解釋。

【獨家觀察】大部分公司嘅存檔問題，唔係冇備份，而係「版本用檔名表達」。final、final2、final_真final 呢種命名，等於把版本歷史壓縮成一個字，而嗰個字冇定義。改用 v3_signed，問題即刻消失一半。

AI 逐字稿入檔三個規矩

用 AI 起草會議記錄之後，存檔要多守三條。

1. 原文不動。 逐字稿原文照存，唔好把 AI 整理版覆蓋上去。
2. 衍生稿要標示。 摘要同決議稿要寫明「由逐字稿整理」，必要時註明經邊個覆核。
3. 記低產生日期同工具。 日後有人問「呢段點嚟」，你要答得出。工具名同版本、產生日期，兩行就夠。

第三條唔係技術要求，係舉證要求。你可以睇會議記錄 AI 定人手記錄了解兩者差異。

我哋嘅做法：逐字稿保留原話同時間，摘要、決議、行動項另出一份，確認之後寄跟進電郵。會議助理現時以登入後嘅示範環境提供，未開放自助開通。轉寫 API 可以即時用，費率公開。

交付清單：一頁 index

交俾董事會、核數師或律師嘅時候，唔好淨係掉一堆檔案。附一頁 index，五欄：

• 會議日期同類型
• 出席者人數
• 決議數量同編號範圍
• 檔案名稱同版本
• 備註（例如「第 3 項決議另見補充文件」）

呢一頁會令對方唔需要逐個檔案開。同時，它亦係你自己嘅檢查清單：填唔到嘅格，就係你存檔缺失嘅位。

如果你要嘅係會議記錄本身嘅格式，見會議記錄範本庫。如果你要處理錄音本身嘅保留期同同意，見會議錄音同意同保留期指南。

常見問題

存去邊度最穩陣？

先問三個條件：可唔可以防止覆寫、有冇版本紀錄、離職同事嘅檔案會唔會消失。三個都答「可以」，放邊度都合理。用同事個人電腦做唯一副本，三個都答唔到。

錄音要唔要一齊留？

錄音同會議記錄嘅保留期可以唔同。會議記錄有法定備存要求，錄音通常冇，亦可能涉及個人資料。做法係分開定政策：錄音短期、逐字稿中期、定稿長期。

舊檔案用 final 命名，要唔要一次過改名？

唔需要一次過。由今季開始用新規則，同時為過去三年嘅檔案做一張索引表，已經解決大部分「搵唔返」問題。一次過改名反而容易出錯。

逐字稿要唔要一齊交俾核數師？

多數情況唔需要。核數師要嘅係決議同支持文件。逐字稿係你內部核對用嘅原料；要交，通常係因為有爭議。要交嘅時候，記得同時交出交付紀錄。

資料來源

• 公司註冊處，「常見問題：會議、決議及公司紀錄」，《公司條例》（第 622 章）及《公司紀錄（查閱及提供文本）規例》（第 622I 章），cr.gov.hk，查閱 2026-10-31。
• 稅務局，「Record Keeping」，《稅務條例》第 51C 條，ird.gov.hk，查閱 2026-10-31。
• 稅務局，「Admissibility of business records kept in electronic form for tax purposes」，ird.gov.hk PDF，查閱 2026-10-31。

本文由港嘢內容團隊編輯，資料核對日期 2026-10-31。本文係實務整理，唔構成法律意見；個別情況請諮詢律師或公司秘書。想了解我哋點做粵語逐字稿，見關於港嘢；有存檔流程想討論，可以聯絡我哋。

結語

存檔做得對唔對，測試方法好簡單：叫一個唔熟件事嘅同事，喺十分鐘內交出「2024 年 3 月董事會批核關聯方交易」嘅決議。

交得到，而且版本對，你就唔需要再擔心。交唔到，問題唔在工具，在結構。

五層之中，最值得今個星期做嘅係第三層：開一張索引表，填十行。填唔到嘅格，就係你下次要補嘅位。