會議記錄 vs 逐字稿：有咩分別、邊樣要留、邊樣可以扔

一場 45 分鐘嘅會之後，你手上通常有兩份文件。

一份係逐字稿：八千字，逐句連時間戳，有「嗯」、「即係」、「不如咁啦」。另一份係會議記錄：一頁，寫低三個決定、五個行動項、邊個負責、幾時交。

好多人以為呢兩份係同一樣嘢嘅長短版。唔係。它們係兩種文件，用途唔同，法律角色唔同，保留期亦唔同。留錯或者扔錯，代價可以好大。

重點摘要

• 逐字稿係「原話紀錄」，會議記錄係「決定紀錄」。前者用來核對，後者用來執行。
• 逐字稿唔會自動話你知邊句係決定；會議記錄亦唔應該逐句照抄。
• 香港《公司條例》要求董事會及成員大會紀錄最少備存 10 年（第 481、618 條），但呢個要求講嘅係會議紀錄，唔係錄音或逐字稿。
• 逐字稿同錄音屬個人資料，保留期受《私隱條例》第 26 條約束：目的達到之後就唔應該繼續留。
• 最穩陣嘅做法：兩份文件分開存、分開定保留期，唔好把所有東西塞入同一個資料夾。

一句話講清：逐字稿係原料，會議記錄係結論

逐字稿 係把會議聲音逐句變成文字，保留原話、時間順序同講者。Google 官方講明，Meet 嘅逐字稿只包含會議入面講出嚟嘅字，唔包括聊天室訊息（Google Meet 支援頁，查閱 2026-10-31）。Microsoft 就講明 Teams 嘅逐字稿會顯示每位講者嘅名同時間戳（Microsoft Teams 支援頁，查閱 2026-10-31）。

會議記錄 係會後整理出嚟嘅決定紀錄。它唔需要保留「嗯」同「即係」，但一定要寫清楚：講咗乜、決定咗乜、邊個負責、幾時完成。

用一句話分：逐字稿答「當時人講咗乜」；會議記錄答「所以我們決定點做」。

逐字稿 vs 會議記錄：五個實際分別

最後一行係最易被忽略嘅。香港《公司條例》第 482 條訂明，按第 481 條記錄嘅董事會議紀錄，如看來由該次會議主席或下一次董事會議主席簽署，即為該會議議事程序嘅證據。逐字稿冇呢個地位。

逐字稿 capture 到乜，capture 唔到乜

逐字稿好有用，但要清楚它嘅界線。

Capture 到：講過嘅字、發言次序、時間點、邊把聲講。Teams 同部分工具會自動標講者；重疊發言就未必分得清。

Capture 唔到：語氣以外嘅意思、投票結果、白板上嘅圖、某人點頭同意、會前會後嘅私下對話。Google Meet 嘅逐字稿亦唔包括聊天室訊息，要另外錄影才有。

唔會幫你做：判斷邊句係決定。一場會可以有十個「不如」、「再傾」、「應該可以」，當中只有一兩句係真正決議。呢個判斷要人做，或者由明確嘅會議流程約束。

所以逐字稿係原料，唔係成品。

會議記錄要有嘅四塊

一份可以直接派出去嘅會議記錄，通常有四塊。

1. 基本資料：日期、時間、地點或平台、主席、出席者、缺席者、列席者。
2. 議程同討論：每一項講咗乜，唔需要逐字，但要保留關鍵數字同分歧。
3. 決議：通過咗乜、反對幾多、棄權幾多。董事會同成員大會要寫得更嚴謹。
4. 行動項：做乜、邊個做、幾時交。缺一項都唔算完整。

董事會同周年大會仲有額外要求，例如主席簽署同十年備存。呢部分另文詳細講，見董事會會議記錄範本。

最常見三個錯誤

【獨家觀察】我哋逐項對照條文同實務文件，發現「留十年」呢個數字最常被錯誤套用到錄音同逐字稿。真正嘅分界線唔係年份，而係文件有冇法定地位；冇法定地位嘅文件，保留期應該由用途倒推，而唔係由年期倒推。

錯誤一：把逐字稿當會議記錄派出去

逐字稿有原話，亦有離題、口頭禪同未經修飾嘅批評。直接派出去，輕則難讀，重則令同事尷尬，甚至影響勞資關係。

如果會議涉及人事、紀律或法律風險，逐字稿更應該限制存取，唔好當普通文件周圍傳。

錯誤二：只留摘要，唔留逐字稿

相反方向嘅錯誤。摘要看得快，但一旦有人質疑「當時係咪咁講」，你冇原文可以核對。

比較穩陣嘅做法：逐字稿保留到爭議期過去，會議記錄長期保留。兩者角色唔同，唔應該二選一。

錯誤三：只留錄音，唔留文字

錄音最完整，但最難用。搜尋唔到、唔可以快速掃、換人接手要由頭聽一次。而且錄音檔案大，備份同權限管理都較麻煩。

文字化之後，錄音可以按政策短留；但前提係逐字稿已經核對過，唔係機器一出就算。

保留期：三層，唔係一個數

呢個位最多人搞錯：以為「會議紀錄要留十年」就等於「錄音同逐字稿都要留十年」。唔係。

保留期 係指一份文件由產生到刪除之間嘅時間。呢個概念最易被「法定十年」四個字蓋過。

《私隱條例》第 26 條要求資料使用者刪除不再需要嘅個人資料。私隱專員公署嘅《人工智能：個人資料保障模範框架》亦提醒，機構喺目的達到後應刪除個人資料或將其匿名化（私隱專員公署 PDF，查閱 2026-10-31）。

所以「保留十年」係一個針對特定文件嘅法定要求，唔係一個萬用答案。

五步流程：由錄音到兩份文件

以下係一個可以直接套用嘅流程，適合每週都有會嘅團隊。

1. 錄音同轉寫：會前通知與會者；會後取得逐字稿。用邊個工具都好，記得原文匯出。
2. 核對逐字稿：只核對三樣——人名、數字、決定句。唔需要逐字改「嗯」同「即係」。
3. 抽決議：問三個問題。呢場會決定咗乜？有冇人反對？反對理由係乜？
4. 寫行動項：格式固定為「動詞＋對象＋日期＋負責人」。例：「星期二前把報價單交予陳先生（Amy）」。
5. 分開歸檔：會議記錄入正式紀錄庫；逐字稿入工作檔案，按政策到期刪除。

一個實例：逐字稿一句，變成會議記錄一行

逐字稿原文：

「咁啦，我哋下個禮拜二之前，將個 quotation 交俾陳生，好唔好？好，就咁。」

會議記錄寫法：

行動項：下星期二前把報價單交予陳先生。負責人：Amy。

中間發生咗三件事：刪走口頭語、補回「報價單」呢個具體對象、指定負責人。呢三步就係「由原料變成成品」。

如果只留逐字稿，下次開會要重新聽一次才知邊個負責。如果只留會議記錄，有人質疑「當日冇講過星期二」，就冇原文可查。兩份都要，但角色要分清。

邊樣可以扔？三條判斷線

第一條：法律有冇明文要求？ 董事會同成員大會紀錄要留 10 年。其他文件冇呢個光環。

第二條：將來會唔會有人質疑？ 涉及薪酬、紀律、合約、投訴嘅會議，逐字稿嘅價值高，保留期應該長過普通進度會。

第三條：留低嘅成本有幾高？ 逐字稿含大量個人資料，留得越久，外洩風險越高。如果只係為「以備不時之需」，通常唔構成足夠理由。

三條線疊埋，答案通常好清楚：會議記錄長期留，逐字稿按需要留，錄音最短。

常見問題

會議記錄可唔可以直接用 AI 生成？

可以起草，但一定要人審核。AI 最容易出錯嘅位係數字、人名同否定句（「唔好」變「好」）。呢三個位要逐個對返逐字稿。

逐字稿要唔要俾所有與會者？

唔一定。按需要知嘅原則，只俾要跟進嘅人。如果逐字稿含敏感內容，更應該限制存取同下載。

錄音刪咗，逐字稿仲有法律效力嗎？

逐字稿係輔助材料，唔係法定紀錄。真正有法定地位嘅係按《公司條例》備存、由主席簽署嘅會議紀錄。錄音刪除與否，唔影響會議紀錄嘅效力，但可能影響你日後核對嘅能力。

一般會議紀錄要留幾久？

法例冇統一規定，由公司政策定。實務上會同年度審計、合約周期、稅務保存期對齊。最重要係寫低政策，並且一致執行，唔好每次憑感覺。

資料來源

• Google，「Use Transcripts with Google Meet」，support.google.com，查閱 2026-10-31。
• Microsoft，「Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings」，support.microsoft.com，查閱 2026-10-31。
• 公司註冊處，「會議、決議及公司紀錄」，《公司條例》（第 622 章）重點修訂，cr.gov.hk，查閱 2026-10-31。
• 《公司條例》（第 622 章）第 481 條，elegislation.gov.hk，查閱 2026-10-31。
• 個人資料私隱專員公署，《人工智能：個人資料保障模範框架》（2024），pcpd.org.hk PDF，查閱 2026-10-31。

本文由港嘢內容團隊編輯，資料核對日期 2026-10-31。想睇實際範本，見會議記錄範本庫；想了解我哋點做，見關於港嘢或聯絡我哋。

結語

逐字稿同會議記錄嘅分別，唔在長短，而在責任。

逐字稿幫你記住發生過乜；會議記錄幫你講清楚接下來邊個做乜。前者係檔案，後者係承諾。

下次開完會，唔好問「要唔要留逐字稿」。問兩條：呢份紀錄要唔要交出去？呢份逐字稿幾時會再用？答案會帶你到唔同嘅保留期。

想知錄音之前要唔要問准、保留期點寫入政策，見會議錄音同意同保留期指南；想睇 AI 同人手記錄嘅分工，見會議記錄 AI 定人手記錄。