會議議程範本：五種會議、每種一頁紙

開會最常見嘅浪費，唔係有人講太多，而係冇人知幾時要停。

一份議程，作用就係把「幾時要停」寫落紙。佢同時係三樣嘢：時間預算、發言順序、會議記錄嘅骨架。

好多團隊嘅議程只有一行字：「討論 Q4 計劃」。咁樣開會，最後一定超時，因為冇人知道要討論到邊。

呢篇給五份可以直接抄嘅一頁紙範本，再講法定通知期同幾個實務細節。

重點摘要

• 議程係時間預算：每一項要有目標時間同決策類型。
• 成員大會通知期有法定最低：周年大會 21 日，有限公司其他大會 14 日，無限公司 7 日。
• 一份議程有八個固定格，缺「通過上次記錄」同「下次會議日期」最常見。
• 五種會議用五種議程：董事會、周年大會、部門週會、項目啟動、客戶或一對一。
• 議程每一項預留「決議」同「負責人」兩欄，會後寫記錄就唔使重新拼。

議程係時間預算，唔係願望清單

議程 係開會前發給與會者嘅文件，依次開列議事項目同程序，讓大家事先準備（政府公文寫作手冊：會議文書，查閱 2026-10-31）。

手冊對議程嘅定義有兩個關鍵詞：「依次」同「事先」。

依次，代表有排序，唔係想到就加。 事先，代表會前要送到，唔係開會時才投影出嚟。

一份實用嘅議程，每一項至少要答三個問題：

1. 呢項要唔要決定？如果要，決定啲乜？
2. 邊個負責講？講幾久？
3. 講完之後，輸出係乜？決議、方向、定係純報告？

答唔到第三條，呢項就唔應該佔用會議時間，寫成書面報告就夠。

【獨家觀察】超時同記錄散亂，通常同一個根因：議程冇寫「輸出類型」。有寫嘅議程，主持人可以喺時段結束時直接問「我哋嘅決定係乜」；冇寫嘅，討論會自然延伸到下一個議程項目。

法定最低：成員大會幾時要出通知

公司會議唔同部門週會。成員大會嘅通知期係法定要求，唔可以靠「大家冇所謂」帶過。

章程細則可以規定更長嘅通知期；如有，就跟較長者（第 571(2) 條）。通知亦要載明日期、時間、地點或虛擬會議方式，以及事務嘅概略性質（第 576 條）。

另外兩個日期要記住：私人公司同擔保有限公司，須於會計參照期結束後 9 個月內舉行周年大會；其他公司係 6 個月（第 610 條）。以上資料見公司註冊處常見問題，查閱 2026-10-31。

呢啲數字直接影響你幾時要出議程。21 日通知，唔代表開會前 21 日才開始準備；議程通常要更早定，因為文件要一併傳閱。

五種會議、五份議程

法定人數 係會議可以合法作出決定嘅最低出席人數，通常寫喺章程細則。 決議 係與會者正式通過嘅決定，同「討論過」唔同。

以下五份都用同一個骨架：目的、時段、項目、輸出。分別在於詳略同法定要求。

一、董事會

董事會要決定，唔係交流。每一項都應該有動議、表決、記錄。

• 目的：就指定事項作出決議
• 時長：60 至 90 分鐘
• 必備：出席同法定人數、利益申報、上次記錄通過、財務或風險報告、決議事項
• 輸出：每項決議嘅表決結果同負責人

董事會記錄有額外要求，例如主席簽署同十年備存。詳見董事會會議記錄範本。

二、周年成員大會（AGM）

AGM 係法定會議，議程次序有慣例，亦有條文要求。

• 目的：省覽財務報表、董事報告、核數師報告，重選董事，委任核數師
• 時長：45 至 60 分鐘
• 必備：主席開會詞、法定人數、省覽文件、決議表決、問答
• 輸出：每項決議嘅贊成、反對、棄權數字

AGM 嘅通知要 21 日前出，而且要喺當眼位置載明成員委任代表嘅權利。

三、部門週會

週會嘅價值在於同步同清除障礙，唔在於匯報。匯報應該書面做。

• 目的：同步進度、暴露阻塞、分配本週工作
• 時長：30 分鐘，或 15 分鐘站立會
• 必備：上週行動項回顧、本週重點、阻塞事項、需要上級決定嘅事
• 輸出：更新後嘅行動項清單

週會議程最好固定，唔好每次重新寫。固定格式會令與會者自動準備。

四、項目啟動會（kickoff）

Kickoff 要對齊三樣：範圍、角色、里程碑。缺一樣，項目中途就會出事。

• 目的：確認範圍、交付物、時間表、決策機制
• 時長：60 至 90 分鐘
• 必備：背景同目標、範圍內外、角色同決策權、里程碑、風險同假設
• 輸出：一頁項目章程，會後 24 小時內發出

五、客戶會或一對一

呢類會議人數少，但最易變成閒談。議程可以更短，但要更明確。

• 目的：解決一個具體問題，或推進一個具體決定
• 時長：30 分鐘
• 必備：上次跟進、今次目標、選項、下一步
• 輸出：雙方確認嘅下一步同日期

一對一嘅議程，最好由對方會前補一項。咁樣與會者會覺得會議係為佢而開。

一份議程嘅八個固定格

政府手冊列出議程嘅常見項目，依次如下（同前引會議文書）：

1. 標題（邊個會議、第幾次）
2. 開會日期、時間、地點
3. 通過上次會議記錄
4. 報告事項（無須討論）
5. 前議事項（上次未完成，註明段號）
6. 新議事項（重要在前）
7. 其他事項
8. 下次會議日期

仲有四項行政欄：發文人簽署、部門或組別名稱、發文日期、檔號。

最常被省略嘅係第 3 項同第 8 項。前者令上次記錄永遠冇人正式通過；後者令下一次會議冇人記得約。

60 分鐘點分：一個示例

以下係示例，唔係統計。實際分配要按會議性質調整。

呢個分配有一個隱含規矩：報告事項佔嘅時間，唔應該超過三分之一。超過，就代表你當會議係簡報會。

另一個規矩：每項討論完，主持人要講一句「咁我哋嘅決定係⋯⋯」。冇呢一句，呢項就係「討論過」，唔係「決定咗」。

議程要為會議記錄留位

議程同會議記錄係同一份骨架嘅前後兩面。

如果你喺議程每一項下面留兩欄——「決議」同「負責人」——會後寫記錄就只需要填空，唔需要重新組織。

呢個做法有兩個好處。第一，記錄員唔會漏項，因為議程有幾項，記錄就有幾節。第二，與會者會知道每一項都要有結論，唔可以講完就跳。

我哋寫過會議記錄同逐字稿嘅分別，核心就係：記錄按議程排，唔按發言排。

如果你用 AI 起草記錄，議程就更加重要。工具需要一個骨架去掛內容；冇議程，佢就會自己發明一個，通常唔係你想要嘅。可以睇會議記錄 AI 定人手記錄。

五個常見錯誤

錯誤一：議程只有題目，冇目標

「討論預算」唔係議程項目，係一個話題。寫成「就 2027 年市場推廣預算作出決議，上限待財務部確認」，才有得開。

錯誤二：冇時段

冇時間嘅議程，等於話俾與會者聽：呢項可以講到冇人想聽為止。

錯誤三：所有事項都排「討論」

報告、討論、決策係三種唔同嘅事。混埋一齊，會議就會既慢又冇結論。

錯誤四：會前唔發文件

議程寫「討論提案」，但提案會前冇人見過。結果會議時間用嚟讀文件。

錯誤五：冇「其他事項」同「下次日期」

唔留「其他事項」，臨時議題就會插喺任何位置，打亂時間。唔寫下次日期，就要會後逐個問。

常見問題

議程要幾時發？

一般會議至少提前兩至三個工作日，讓與會者有時間準備。成員大會就要跟法定通知期，周年大會 21 日，其他大會 14 日或 7 日。

議程可以中途改嗎？

可以，但要講明點解，同重新分配時間。最容易出事嘅做法，係靜靜加一項，然後期望會議照原定時間完。

站立會都需要議程嗎？

需要，但可以只有三行：上週行動、本週重點、阻塞。三分鐘寫得完。

有冇現成範本可以抄？

有。我哋整理咗會議記錄範本庫，入面有十個港式會議範本，可以配合本文嘅議程骨架使用。

資料來源

• 公務員事務局法定語文事務部，《政府公文寫作手冊：會議文書》（第二版，2004），csb.gov.hk PDF，查閱 2026-10-31。
• 公司註冊處，「常見問題：會議、決議及公司紀錄」，《公司條例》（第 622 章），cr.gov.hk，查閱 2026-10-31。
• 公司註冊處，「會議、決議及公司紀錄」，《公司條例》（第 622 章）重點修訂，cr.gov.hk，查閱 2026-10-31。

本文由港嘢內容團隊編輯，資料核對日期 2026-10-31。想睇會後跟進點寫，見會後摘要同電郵跟進；想了解我哋點做，見關於港嘢或聯絡我哋。

結語

議程最實際嘅作用，係讓大家喺同一個時間軸上開會。

冇議程，會議由最大聲嘅人控制節奏。有議程，節奏由主持人控制，與會者可以準備，記錄員可以跟住寫。

五份範本唔需要全部用。揀你哋最常開嘅兩種，印成一頁，貼喺會議室。下一次開會，你會發現超時嘅情況少一截。